Por: Simone Dettmann – CEO da Silver Solutions
Administrar um condomínio é enfrentar desafios que impactam diretamente a qualidade e a agilidade na realização de serviços essenciais. Entre muitas dificuldades identifica-se a falta de comunicação efetiva entre o síndico e o conselho administrativo, estendendo às empresas prestadoras de serviços, comprometendo a transparência e o andamento dos trabalhos. Além da falta de reuniões e transparência na gestão.
Embora o síndico seja a figura responsável civil e criminalmente pela gestão do condomínio, na prática, muitas vezes, ele não compartilha com o conselho administrativo as informações sobre o andamento dos serviços contratados. A ausência de reuniões regulares e a falta de convite às empresas prestadoras para esclarecer dúvidas ou alinhar ações dificultam o trabalho conjunto, prejudicando a coordenação entre diferentes fornecedores que atuam no condomínio.
Outro ponto a ser destaco entre os desafios na gestão de serviços em condomínios é quando falamos de aprovação de orçamentos. De acordo com meus 10 anos de experiencia atendendo a área condominial, vejo um processo demasiadamente burocrático e moroso nessa questão.
Na prática, cada condomínio possui regras específicas sobre os limites de aprovação de orçamentos pelo síndico, pelo conselho ou pela assembleia. Essa variação gera atrasos na autorização de serviços, muitas vezes a tramitação pode se estender por semanas ou até meses, dependendo da necessidade de aprovação em assembleias. Essa demora compromete a manutenção preventiva e corretiva, impactando a segurança e o conforto dos moradores.
Ampliando a argumentação do texto acima, divergências internas e conflitos entre os envolvidos na gestão do condomínio também dificultam a contratação e a execução dos serviços. Havendo casos em que essas desavenças criam um ambiente de resistência que impede decisões ágeis e prejudica a continuidade dos trabalhos, ou seja, a empresa, que presta o serviço ao condomínio sempre sofre críticas descabidas por falta de um trabalho responsivo de comunicação interna. Por isso, nesse ponto, aconselho a qualquer empreendedor que trabalha com prestação de serviço para condomínios que invista em comunicação empresarial, sendo uma ferramenta útil para resolução de ruídos de comunicação, mitigando conflitos para a busca de resultados expressivos.
Casos práticos: comunicação ineficiente e interpretações ambíguas
Em uma recente negociação para um contrato de manutenção mensal, onde primeiro envolvia a aquisição de material, o síndico orientou, durante reunião presencial com a empresa prestadora e o encarregado do condomínio que, a aprovação do material seria formalizada por e-mail, enviado pelo encarregado. Até o momento, esse e-mail não foi recebido, gerando múltiplas interpretações e atrasos no início do serviço, e até desistência do serviço por parte da prestadora. Esse exemplo ilustra como a falta de clareza na comunicação pode comprometer o andamento dos projetos.
Dificuldades na negociação financeira
Outro ponto crítico é a insistência dos condomínios em realizar o máximo parcelamento possível dos pagamentos, ou não querer trabalhar com entrada. Contudo, essa demanda esbarra na limitação dos distribuidores, que muitas vezes não conseguem oferecer o parcelamento na quantidade solicitada, dificultando o fechamento dos contratos e a continuidade dos serviços.
Por fim, para superar esses desafios, é fundamental fortalecer a comunicação entre síndicos, conselhos administrativos e prestadores de serviços, estabelecer processos claros para aprovação de orçamentos e formalizar as decisões tomadas em reuniões. Além disso, a busca por soluções financeiras que atendam às necessidades de todas as partes pode contribuir para uma gestão mais eficiente e transparente, garantindo a qualidade e a continuidade dos serviços nos condomínios.
